Главная » Загранпаспорт

Основы организации компьютерной обработки экономической информации. Организация компьютерной обработки экономической информации моделирования и формализованного описания данных, процедур их преобразования, функций и рабочих мест исполнителей

В системе принятия решений данные, полученные путём анализа финансового состояния организации, представляют собой один из наиболее существенных элементов. Практически все пользователи данных бухгалтерского учёта и финансовых отчётов в той или иной степени используют методы финансового анализа для принятия решений.

Принимая рискованные решения на производстве, менеджер может привести организацию к банкротству или к тому, что у предприятия будут большие финансовые проблемы. Поэтому в последнее время разрабатывается большое количество программных продуктов, способных анализировать данные бухгалтерского учёта и финансовой отчётности и выводить достаточно точные данные о состоянии дел в организации. Стоимость таких компьютерных программ, как правило, колеблется от 0 до 1000 долларов за программу, причём цена не всегда соответствует качеству – даже бесплатные программы могут давать неплохой результат.

В данной курсовой работе я рассмотрел наиболее известные в нашей стране отечественные программы для диагностики финансового состояния с целью сравнения их по разным параметрам: начиная от стоимости конкретной программы, возможностью экспортировать данные для анализа из других программ (чаще всего «1С:Предприятие» фирмы «1С»), и заканчивая возможностью представления данных на английском языке.

Данная работа состоит из двух частей: в первой части описаны теоретический подход к финансовой диагностики организаций, а во второй части проводиться описание конкретных программ для проведения финансового анализа, даётся их основная характеристика и делается вывод о том для каких предприятий данная программа подходит больше всего.

1. Общая схема финансовой диагностики

1. 1. Сущность, цели и виды оценки финансового состояния

В настоящее время финансовое состояние организаций трактуется с различных позиций, при этом отсутствует единый методологический подход к его определению, что затрудняет построение универсальных практических методик анализа.

В общем, финансовое состояние предприятия можно определить как комплексную экономическую категорию, характеризующую на определенную дату наличие у предприятия различных активов, размеры обязательств, способность субъекта хозяйствования функционировать и развиваться в изменяющейся внешней среде, текущую и будущую возможность удовлетворять требования кредиторов, а также его инвестиционную привлекательность.

Из различных трактовок понятия финансового состояния вытекают различные цели его оценки. С точки зрения бизнес - диагностики, результатом анализа финансового состояния является определение оптимальной величины резервов предприятия, которая должна быть достаточной для обеспечения нормальной платежеспособности предприятия и сводить к минимуму издержки финансового риска, и, в то же время, не отвлекать избыточные оборотные ресурсы из текущей хозяйственной деятельности.

Существует также ориентация анализа на поиск и устранение внутрифирменных проблем:

Главной целью анализа финансового состояния является оценка и идентификация внутренних проблем компании для подготовки, обоснования и принятия различных управленческих решений, в том числе в области развития, выхода из кризиса, перехода к процедурам банкротства, покупки-продажи бизнеса или пакета акций, привлечения инвестиций.

Поставленные цели обусловили необходимость решения ряда аналитических задач. В отечественной литературе выделяют следующие основные группы задач внутреннего анализа финансового состояния предприятия:

1. Идентификация финансового положения.

2. Выявление изменений в финансовом состоянии в пространственно-временном разрезе.

3. Выявление основных факторов, вызвавших изменения в финансовом состоянии.

4. Своевременное выявление и устранение недостатков в финансовой деятельности, и поиск резервов улучшения финансового состояния предприятия и его платежеспособности.

5. Прогнозирование возможных финансовых результатов, экономической рентабельности исходя из реальных условий хозяйственной деятельности и наличия собственных и заемных ресурсов, разработка моделей финансового состояния при разнообразных вариантах использования ресурсов.

6. Разработка конкретных мероприятий, направленных на более эффективное использование финансовых ресурсов и укрепление финансового состояния предприятия.

Оценка финансового состояния может проводиться с помощью различного типа моделей, позволяющих структурировать и идентифицировать взаимосвязи между основными показателями. Выделяют три основных типа моделей, дескриптивные, предикативные и нормативные.

Дескриптивные модели, известные, как модели описательного характера, являются основными для оценки финансового состояния предприятия. К ним относятся: построение системы отчетных балансов, представление финансовой отчетности в различных аналитических разрезах, вертикальный и горизонтальный анализ отчетности, система аналитических коэффициентов, аналитические записки к отчетности. Все эти модели основаны на использовании информации бухгалтерской отчетности.

Предикативные модели - это модели предсказательного, прогностического характера. Они используются для прогнозирования доходов предприятия и его будущего финансового состояния. Наиболее распространенными из них являются: расчет точки критического объема продаж, построение прогностических финансовых отчетов, модели динамического анализа (жестко детерминированные факторные модели и регрессионные модели), модели ситуационного анализа.

Нормативные модели позволяют сравнить фактические результаты деятельности предприятий с ожидаемыми результатами, рассчитанными по бюджету. Эти модели используются в основном во внутреннем финансовом анализе. Их сущность сводится к установлению нормативов по каждой статье расходов по технологическим процессам, видам изделий, центрам ответственности и к анализу отклонений фактических данных от этих нормативов. Анализ в значительной степени базируется на применении жестко детерминированных факторных моделей.

В зависимости от заданных направлений анализ финансового состояния может проводиться в следующих формах:

1. Ретроспективный анализ (предназначен для анализа сложившихся тенденций и проблем финансового состояния компании, при этом считается, что достаточно квартальной отчетности за последний отчетный год и отчетный период текущего года).

2. Перспективный анализ (необходим для экспертизы финансовых планов, их обоснованности и достоверности с позиций текущего состояния и имеющегося потенциала).

3. План-фактный анализ (требуется для оценки и выявления причин отклонений отчетных показателей от плановых).

1. 2. Порядок оценки финансового состояния

Как правило, основной информационной базой для финансового анализа являются формы годовой и квартальной бухгалтерской отчётности, аналитические отчёты, данные полученные независимой экспертизой.

Общий качественный анализ является одним из начальных этапов оценки финансового состояния организации. На данном этапе оценивается достоверность предоставленной отчетности, качество бухгалтерского учета, организованного на предприятии, изучается степень соответствия денежной оценки активов и обязательств их реальным рыночным величинам, с качественных позиций оценивается нематериальная сфера предприятия: деловая репутация, устоявшиеся хозяйственные связи, уровень подготовки и организации менеджмента, текучесть и профессионализм кадров, перспективы развития отрасли и целевых рынков предприятия, стадии жизненного цикла основных товаров предприятия и т.д. Подобные процедуры могут проводиться с использованием методов SWOT - анализа, построением матриц сравнительных конкурентных преимуществ предприятия и локальных проблемных областей, «узких мест». Так же может производится на этом этапе вертикальный и горизонтальный финансовый анализ.

Коэффициентный анализ представляет собой расчёт коэффициентов по различным направлениям (Приложение 2):

Показатели оценки имущественного положения.

Показатели оценки ликвидности и кредитоспособности.

Показатели оценки финансовой устойчивости.

Показатели деловой активности.

Показатели оценки рентабельности.

Данное направление традиционно играет основную роль в аналитических процедурах при оценке финансового состояния предприятия. Переход от абсолютных показателей к относительным обусловлен следующими факторами:

Устраняется влияние размера фирмы на итоговые показатели, появляется возможность оценивать не только размер, но и эффективность функционирования предприятия;

Так как числитель и знаменатель выражены в одних единицах, нивелируется влияние инфляционных процессов и курсов валют, становится возможным проводить сравнения предприятий различных стран;

Базой сравнения для оценки того или иного финансового показателя могут выступать:

1. Регламентируемые документами и законодательными актами коридоры нормативных значений.

2. Научно-обоснованные оптимальные значения показателей.

3. Среднеотраслевые значения показателей.

4. Характеристики предприятий-аналогов.

5. Динамика собственных показателей за предыдущие периоды.

Влияние проблемных ситуаций, возникающих при интерпретации финансовых коэффициентов, в известной мере позволяют нивелировать интегральные модели оценки финансового состояния, основанные на расчете небольшого числа финансовых показателей сводимых в комплексную оценку. При этом данные модели позволяют отнести предприятие к той или иной группе, с соответствующим набором характеристик. На основе подобного анализа появляется возможность абсолютной оценки финансового положения предприятия на определенную дату, а не только изучения его изменений и сравнительного анализа. Также интегральные методики удобны для экспресс-анализа финансового состояния, так как не требуют значительных затрат времени и ресурсов.

В общем блоке интегральных методик можно выделить следующие концептуальные направления:

1. Статистически обоснованные модели прогнозирования возможного банкротства. Здесь используется показатели Альтмана (известные так же как Z счёт, Z показатель или индекс кредитоспособности), Модель Лиса, Модель Таффлера, Модель ИГЭА, Модель Фулмера, Модель Спрингейта и другие (Приложение 3).

2. Методики определения рейтинга организации в целях кредитования. Здесь используется методики, разработанные различными коммерческими банками. Примерами может служить модели разработанные Сбербанком РФ, Московским индустриальным банком, а так же другими финансовми учреждениями (Приложение 4).

3. Методики ранжирования организаций. Здесь используется метод суммы мест, метод средней геометрической, метод коэффициентов значимости и метод расстояний (Приложение 5).

На основании данных полученных в ходе оценки финансового состояния предприятия экспертная группа делает заключение о финансовом состоянии организации.

Пользователи

Сфера экономических интересов в оценке

Собственни­ки

Оценка целесообразности произведенных затрат и достигнутых финансовых результатов финансовой устойчивости и конкурентоспособности, возможностей и перспектив дальнейшего развития, эффективности использования заемных средств, выявление убытков, непроизводительных расходов и потерь, составление обоснованных прогнозов о финансовой состоятельности предприятия.

Акционеры

Анализ состава управленческих расходов и оценка их целесообразности, анализ формирования прибыли, анализ убытков, непроизводительных расходов и потерь, структурный анализ расходования прибыли на накопление и потребление, оценка эффективное и проводимой дивидендной политики.

Банки и кре­диторы

Оценка состава и структуры имущества предприятия, анализ и оценка платежеспособности и финансовой устойчивости предприятия, оценка эффективности использования собственного и заемного капитала, анализ состава, структуры и соотношения дебиторской и кредиторской задолженности, оценка расчетов по ранее полученным краткосрочным и долгосрочным кредитам и займам.

Поставщики и покупатели

Оценка ликвидности текущих обязательств, наличие просро­ченной дебиторской и кредиторской задолженностей, анализ и оценка структуры оборотных активов, оценка платежеспособно­сти и финансовой устойчивости.

Налоговые инспекции

Оценка достоверности данных о налогооблагаемой базе исчисле­ния федеральных и местных налогов и их перечисления в бюджет

Внебюджет­ные фонды

Оценка достоверности информации о среднесписочной числен­ности работающих предприятии и начисленного фонда оплаты тру­да, оценка своевременности расчетов с внебюджетными фондами.

Инвесторы

Оценка эффективности использования собственного и заемного капитала, дебиторской и кредиторской задолженностей, имущества предприятия, активов, анализ степени ликвидности погашения краткосрочных и долгосрочных обязательств, финансовой устойчивости. анализ и оценка эффективности долгосрочных и кратко­срочных финансовых вложений за счет собственных средств предприятия.

Наемная ра­бочая сила

Оценка динамики объема продаж, затрат на производство про­дукции, выполнения производственных заданий и соблюдения трудового законодательства по оплате труда, предоставлению трудовых и социальных льгот за счет чистой прибыли предпри­ятия.

2. Доля основных средств в активах = 120/300

3. Величина собственных оборотных средств = 290 – 230 – 690

4. Манёвренность собственных оборотных средств = 260/(290-230-690)

5. Коэффициент текущей ликвидности = (290-230)/690

6. Коэффициент быстрой ликвидности = (290-210-220 -230)/690

7. Коэффициент абсолютной ликвидности = 260/690

8. Доля оборотных средств в активах = (290-230)/300

9. Доля собственных оборотных средств в общей их сумме = (290-230 -690)/(290-230), или (490+590-190)/290-230

10. Доля запасов в оборотных активах = (210+220)/290

11. Доля собственных оборотных средств = (290-230-690)/(210+220)

12. Коэффициент концентрации собственного капитала =490/300

13. Коэффициент финансовой зависимости = 300/490

14. Коэффициент манёвренности собственного капитала = (290-230-690)/490

15. Коэффициент концентрации заёмного капитала = (590 + 690)/300

16. Коэффициент структуры долгосрочных вложений = 590/(190 +230)

17. Коэффициент соотношения заёмных и собственных средств = (590 +690)/490

18. Фондоотдача = ф.2 10/120

19. Оборачиваемость собственного капитала ф.2 10/490

20. Оборачиваемость совокупного капитала ф.2 10/300

21. Чистая прибыль = ф.2 10

22. Рентабельность продукции = ф.2 50/ ф. 2 10

23. Рентабельность совокупного капитала = ф.2 190/300

24. Рентабельность собственного капитала = ф. 2 190 /490

25. Период окупаемости собственного капитала = 490/ф.2 190

Приложение 3. «Модели прогнозирования банкротства»

1. Коэффициент Альтмана (2 факторный):

Z= -0,3877-1,0736*(290/690) + 0,0579*(300/490)

Если Z=0, то вероятность банкротства = 50%

Если Z>0, то вероятность банкротства > 50%

Если Z<0, то вероятность банкротства < 50%

2. Коэффициент Альтмана (5 факторный):

Z=1,2*((290-690)/300)+1,4*(ф.2 190)/300 + 3,3*((ф. 2 050)/300)+ 0,6*(цена акции/(590+690))+ ф.2 010/300

Если Z<1,81 – организация банкрот.

Если Z>2,99 – финансово устойчивое предприятие.

Если Z<=2,99 и Z>=1,81 – неопределённость.

3. Модель Таффлера

Z = 0,53 * (ф.2 050 / 690) + 0,13 * (290 / (690 + 590)) + 0,18 * (690 / 300) + 0,16 * (ф.2 010 / 300)

Если Z>0,3 – финансово устойчивое предприятие

Если Z<0,2 – организация банкрот.

4. Модель ИГЭА

R=8,38 * (290/300) + (ф. 2 190/490) + 0,054 * (ф.2 010/300) + 0,63 * (ф.2 190/(ф.2 020+030+040+070+100+130))

Если R < 0 – максимальная (90 – 100%)

Если R > 0 и R < 0,18 – Высокая (60 - 80%)

Если R > 0,18 и R < 0,32 – Средняя (35% - 50%)

Если R > 0,32 и R < 0,42 – Низкая (15% - 20%)

Если R > 0,42 – Минимальная (до 10%)

Приложение 4. «Модели кредитного рейтинга»

1. Показатели для оценки финансового состояния предприятия как заемщика на основе «Регламента предоставления кредитов юридическим лицам Сбербанком России и его филиалами 285-Р»

К1=(260+253)/(690-640-650)

К2=(260+250+240)/(690-640-650)

К3=290/(690-640-650)

К4=490/(590+690-640-650)

К5=50 ф.2/ 10 ф.2

Затем нужно для каждого из показателей определить категорию в зависимости от его фактического значения:

Коэффициенты



кроме торговли

для торговли

0,15 и выше

Если S < 1 - заёмщик относится к 1 классу (лучший клиент).

Если S > 1 и S < 2,42 - заёмщик относится ко 2 классу.

Если S>=2,42 – заёмщик относится к 3 классу.

K1=(260+250+240)/ (690-640-650)

K2=290/(690-640-650)

K3=(490+590-190)/290

Затем для каждого из показателей в зависимости от категории находиться количество баллов и находим общую сумму. Количество баллов в зависимости от категории представлено в Таблице 3.

Если сумма баллов:

S<141 - Высокий уровень кредитоспособности.

S<240, S>141 - Средний уровень кредитоспособности.

S<300, S>241 - Низкий уровень кредитоспособности.

S>300 - Клиент некредитоспособен.

Приложение 5. «Методики ранжирования организаций»

1. Метод суммы мест

Положение организаций определяется исходя из суммы мест, которые они занимают по определённым показателям. Чем меньше сумма, тем предприятие имеет более высокий рейтинг.

2. Метод коэффициентов значимости

Для каждого показателя определяется коэффициент значимости, а затем рейтинг организации определяется по формуле:

R = , где k-коэффициент, x- показатель, n – количество показателей.

3. Метод средней геометрической

Среди всех показателей находится средняя геометрическая величина.

4. Метод расстояний

1. Исходные данные представляются в виде матрицы A ij , таблицы, где по строкам записаны номера показателей (i=1, 2, 3 … n), а по столбцам номера предприятий (j=1, 2, 3 …m).

2. По каждому показателю находится оптимальное значение и заносится в столбец условного эталонного предприятия m+1.

Использовать коэффициент значимости можно во всех методах, для увеличения (уменьшения) влияния отдельных показателей.

Роль автоматизации экономических расчетов в повышении эффективности аналитических исследований. Организация автоматизированного рабочего места (АРМ) аналитика.

Аналитическая обработка экономической информации очень трудоемка сама по себе и требует большого объема разнообразных вычислений. С переходом к рыночным отношениям потребность в аналитической информации значительно увеличивается. Это связано прежде всего с потребностью разработки и обоснования перспективных бизнес-планов предприятий, комплексной оценки эффективности краткосрочных и долгосрочных управленческих решений. В связи с этим автоматизация аналитических расчетов стала объективной необходимостью.

Вычислительные средства, которые имеют сейчас предприятия и организации, позволяют целиком автоматизировать обработку всех экономических данных, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. Роль автоматизации аналитических расчетов заключается в следующем.

Во-первых, повышается продуктивность работы экономистов-аналитиков. Они освобождаются от технической работы и больше занимаются творческой деятельностью, что позволяет делать более глубокие исследования, вести постановку более сложных экономических задач.

Во-вторых, более глубоко и всесторонне исследуются экономические явления и процессы, более полно изучаются факторы и выявляются резервы повышения эффективности производства.

В-третьих, повышаются оперативность и качество анализа, его общий уровень и действенность.

Автоматизация аналитических расчетов и сам анализ хозяйственной деятельности поднялись на более высокий уровень с применением ПЭВМ, для которых характерна высокая производительность, надежность и простота эксплуатации, наличие развитого программного обеспечения, диалогового режима работы, низкая стоимость и др. на их базе создаются АРМ бухгалтера, экономиста, финансиста, аналитика и т.д. ПЭВМ, соединенные в единую вычислительную сеть, позволяют перейти к комплексной автоматизации АХД.

Необходимым условием создания АРМ аналитика является наличие технической базы (персональных ЭВМ), базы данных о хозяйственной деятельности предприятия, базы знаний (методов и методик анализа) и программных средств, позволяющих автоматизировать решение аналитических задач.

Создание АРМ аналитика требует решения многих организационных вопросов, которые связаны с информационным, математическим, техническим, программным обеспечением. Можно выделить следующие этапы организации АРМ аналитика:

1) подбор кадров для разработки и внедрения АРМ аналитика;

2) изучение действующей методики АХД и его организации;

3) обследование и изучение действующей информационной системы анализа;

4) постановка и описание задач комплексного экономического анализа;

5) разработка алгоритмов и моделей решения задач, то есть математическое описание задач для ПЭВМ;

6) разработка новой информационной системы, создание банка данных для АРМ аналитика;

7) разработка машинных программ решения задач АХД на алгоритмических языках ПЭВМ;

8) внедрение АРМ аналитика в практику управления производством.

Эффективность АРМ аналитика во многом зависит от совершенства методик анализа, от того, в какой степени они соответствуют современным требованиям управления производством, а также от технических возможностей ПЭВМ. Достижения в отрасли интегральной электроники, расширение ресурсной возможности и функциональной доскональности ПЭВМ создают реальные условия для углубления экономических исследований, позволяют шире использовать оптимизационные методы решения аналитических задач и на их основании принимать оптимальные управленческие решения

Применение компьютерных технологий повышает эффективность аналитической работы финансовых экспертов. Это достигается за счет сокращения сроков проведения анализа; более полного охвата влияния факторов на результаты хозяйственной деятельности; замены приближенных или упрощенных расчетов точными вычислениями; постановки и решения новых многомерных задач анализа, практически не выполнимых вручную и традиционными методами.

Компьютеры становится неотъемлемой частью рабочего места экономиста, а его деятельность приобретает характер автоматизированного труда. В связи с этим автоматизация экономического анализа на базе компьютеров становится объективной необходимостью. Она обусловлена ростом значения качественного информационного обслуживания процесса управления хозяйственной деятельностью, бурным развитием технических возможностей современных компьютеров.

Методика экономического анализа, ориентированная на применение компьютеров, должна удовлетворять требованиям системности, комплексности, оперативности, точности, прогрессивности, динамичности. Только на основе выполнения этих требований обеспечиваются познание состояний управляемого объекта и тенденций его развития, систематическое и целенаправленное повышение эффективности хозяйственной деятельности по результатам анализа.

Применение компьютера позволяет реально повысить производительность труда экономиста, бухгалтера, плановика и других специалистов за счет децентрализации процесса автоматизированной обработки финансовой информации, совмещения непосредственно на рабочем месте их профессиональных знаний с преимуществами электронной обработки информации.

Согласованную работу всех устройств компьютера и их взаимодействие с человеком обеспечивает программное обеспечение финансового аналитика.

Для анализа в условиях компьютерной обработки данных характерно:

Во-первых, сохранение целостности анализа при условии

децентрализованной обработки информации. В теории анализа хозяйственной деятельности уже много сделано для достижения системности, функциональной, технической, методической и информационной совместимости составных частей анализа в единое целое. Благодаря этому достигаются объективность анализа и его достоверность. В условиях децентрализованной обработки информации

целостность анализа не разрушается, не отменяется единство целей и задач анализа с точки зрения его системных свойств.

Во-вторых, соединение процесса обработки информации с процессом принятия решения. Практически пользователь не мог воздействовать на ход расчетов, на методику анализа и обобщения. В конечном счете, это сказывалось на ухудшении качества принимаемых решений. В условиях применения программных продуктов аналитические задачи решаются непосредственно самим пользователем на своем рабочем месте. Аналитик ведет личный контроль над всеми стадиями процесса обработки аналитической информации, имеет возможность оценить полученные результаты, грамотно использовать их для обоснования управленческих решений, удовлетворения разнообразных информационных потребностей управляющей системы.

В-третьих, повышение оперативности и действенности анализа. В условиях применения программных продуктов анализ непосредственно следует за учетом, а также выполняется в ходе хозяйственного учета. Программное обеспечение аналитика превращает подсистему аналитического обеспечения управления хозяйственной деятельностью в постоянно действующий фактор повышения эффективности производства за счет активизации всего информационного фонда предприятия.

специализированный пакет прикладная программа excel

II. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

ВАРИАНТ №2

Хлебозавод «Колобок» осуществляет деятельность, связанную с выпечкой и продажей хлебобулочных изделий. Данные, на основании которых выполняется калькуляция стоимости выпеченных изделий, приведены на рис.2 и 3.

Построить таблицы по приведенным ниже данным.

Результаты вычислений представить в виде таблицы, содержащей расчет стоимости выпеченных изделий (рис.3), и в графическом виде.

Организовать межтабличные связи для автоматического формирования калькуляции стоимости выпеченных изделий.

Сформировать и заполнить форму калькуляции стоимости (рис. 4).

Расход продуктов

Рис. 2

Стоимость выпеченных изделий

Рис.3

Для решения данной экономической задачи была выбрана среда табличного процессора MS Excel.

Microsoft Office Excel является средством для создания электронных таблиц, которые обладают возможностями для проведения простых расчетов, как с использованием арифметических действий, так и с помощью встроенных функций; для построения разных типов диаграмм; для оформления полученных таблиц и т.д.

Описание алгоритма решения задачи

Запустить табличный процессор MS Excel (рис.5).

Рис. 5

Создать книгу с именем «Колобок».

Лист 1 переименовать в лист с названием Расход продуктов.

На рабочем листе Расход продуктов MS Excel создать таблицу расход продуктов.

Заполнить таблицу данными о стоимости компонентов выпеченных изделий (рис.6)


Рис. 6.

Лист 2 переименовать в лист с названием Стоимость выпеченных изделий.

На рабочем листе Стоимость выпеченных изделий MS Excel создать таблицу, в которой будут содержаться данные о стоимости выпеченных изделий.

Заполнить таблицу Стоимость выпеченных изделий исходными данными (рис.7).


Рис. 7.

9. Заполняем графу Стоимость изготовления 1 кг компонента, таблицы «Стоимость выпеченных изделий» следующим образом:

Занести в ячейку D4 формулу:

="Расход продуктов"!B4

Размножить введенную в ячейку D4 формулу для остальных ячеек (с D4 по D8) данной графы.

Таким образом, будет выполнен цикл, управляющим параметром которого является номер строки.

Заполняем графу Стоимость компонента в изделии таблицы «Стоимость выпеченных изделий» следующим образом:

Занести в ячейку E4 формулу:

Размножить введенную в ячейку E4 формулу для остальных ячеек (с E4 по E8) данной графы.

В таблице «Калькуляция стоимости выпеченных изделий» заполним графу Стоимость компонента в изделии:

Занесем в ячейку F12 формулу:

="Стоимость выпеченных изделий"!E4

Размножить введенную в ячейку F12 формулу для остальных ячеек (с F12 по F18) данной графы (рис.8).


Рис. 8

Лист 4 переименовать в лист с название Диаграмма.

Выполним построение гистограммы по имеющимся данным. В главном меню выбираем Вставка Диаграмма. Появляется окно следующего содержания (рис.9):


рис. 9

Выбираем первый пункт списка Стандартных диаграмм. Гистограмма. Выбираем Далее.

В появившемся окне во вкладке Диапазон данных выбираем пункт в строках, переходим к вкладке Ряд.

Зададим имя значение и подписи по Оси Х сначала для первого ряда, назовем его Пирожное бисквитно-кремовое, затем для второго который назовем Пирожное песочное со сливочным кремом.

Затем в появившемся окне заносим соответствующую информацию нашей диаграммы.

рис. 10.1

рис. 10.2

рис. 11 Настройки параметров диаграммы

рис. 12 Диаграмма «Калькуляция стоимости выпеченных изделий»

Экономическая информация - это преобразованная и обработанная совокупность сведений, отражающая состояние и ход экономических процессов. Экономическая информация циркулирует в экономической системе и сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Экономическую информацию следует рассматривать как одну из разновидностей управленческой информации .

Экономическая информация может быть:

  • - управляющая (в форме прямых приказов, плановых заданий и т.д.);
  • - осведомляющая (в отчетных показателях, выполняет в экономической системе функцию обратной связи).

Информацию можно рассматривать как ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Информационные ресурсы - совокупность накопленной информации, зафиксированной на материальных носителях в любой форме, обеспечивающей ее передачу во времени и пространстве для решения научных, производственных, управленческих и других задач .

Сбор, хранение, обработка, передача информации в числовой форме осуществляется с помощью информационных технологий. Особенностью информационных технологий является то, что в них и предметом и продуктом труда является информация, а орудиями труда - средства вычислительной техники и связи.

Основная цель информационных технологий - производство необходимой пользователю информации в результате целенаправленных действий по ее переработке.

Известно, что информационная технология - это совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации.

С точки зрения информационных технологий для информации необходим материальный носитель в качестве источника информации, передатчик, канал связи, приемник и получатель информации.

Сообщение от источника к получателю передается через каналы связи или посредством среды.

Информация является формой связи между управляемыми и управляющими объектами в любой системе управления. В соответствии с общей теорией управления, процесс управления можно представить как взаимодействие двух систем - управляющей и управляемой.

Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями. Достоверность определяет допустимый уровень искажения как поступающей, так и результатной информации, при котором сохраняется эффективность функционирования системы. Оперативность отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях .

В процессах автоматизированной обработки экономической информации в качестве объекта, подвергающегося преобразованиям, выступают различного рода данные, которые характеризуют те или иные экономические явления. Такие процессы именуются технологическими процессами АОЭИ и представляют собой комплекс взаимосвязанных операций, протекающих в установленной последовательности. Или, более детально, это процесс преобразования исходной информации в выходную с использованием технических средств и ресурсов .

Рациональное проектирование технологических процессов обработки данных в ЭИС во многом определяет эффективное функционирование всей системы.

Весь технологический процесс можно подразделить на процессы сбора и ввода исходных данных в вычислительную систему, процессы размещения данных и хранения в памяти системы, процессы обработки данных с целью получения результатов и, процессы выдачи данных в виде, удобном для восприятия пользователем.

Обработка экономической информации на ЭВМ производится, как правило, централизованно, а на мини- и микро ЭВМ - децентрализовано, в местах возникновения первичной информации, где организуются автоматизированные рабочие места специалистов той или иной управленческой службы (отдела материально-технического снабжения и сбыта, отдела главного технолога, конструкторского отдела, бухгалтерии, планового отдела и т.п.).

Автоматизированное рабочее место специалиста включает персональную ЭВМ (ПЭВМ), работающую автономно или в вычислительной сети, набор программных средств и информационных массивов для решения функциональных задач. Обработка экономической информации на ПЭВМ начинается при полной готовности всех устройств машины. Оператор или пользователь при выполнении работы на ПЭВМ руководствуется специальной инструкцией по эксплуатации технических и программных средств .

В начале работы в машины загружаются программа и различные информационные массивы (условно-постоянные, переменные, справочные), каждый из которых сначала, как правило, обрабатывается для получения каких-либо результатных показателей, а затем массивы объединяются для получения сводных показателей.

При обработке экономической информации на ЭВМ выполняются арифметические и логические операции.

Арифметические операции обработки данных в ЭВМ включают все виды математических действий, обусловленных программой.

Логические операции обеспечивают соответствующее упорядочение данных в массивах (первичных, промежуточных, постоянных, переменных), подлежащих дальнейшей арифметической обработке. Значительное место в логических операциях занимают такие виды сортировальных работ, как упорядочение, распределение, подбор, выборка, объединение.

В ходе решения задач на ЭВМ, в соответствии с машинной программой, формируются результатные сводки, которые печатаются машиной. Печать сводок может сопровождаться процедурой тиражирования, если документ с результатной информацией необходимо предоставить нескольким пользователям.

Актуальность исследования:

Качественное информационное обеспечение процесса управления хозяйственной деятельностью возможно только при использовании новейших информационных технологий: средств вычислительной техники, телекоммуникаций и программного обеспечения. Современный уровень развития систем автоматизации и информационного обеспечения предлагает различные пути совершенствования информационной системы предприятия с использованием передовых достижений науки не только для ведения бухгалтерского учета и предоставления отчетности внешним пользователям, но и для своевременного получения необходимой аналитики для текущего управления предприятием.

Автоматизация аналитической работы

Автоматизация может оптимизировать аналитические процессы на предприятии не только посредством развития возможностей предоставления информации для аналитика, но и напрямую упрощая выполняемые расчеты и аналитические процедуры. Это - компьютерные программы, автоматизирующие процесс анализа данных.

Условно их можно разделить на три категории.

1). Компьютерные программы позволяющие строить аналитические отчеты на основе данных, имеющихся в системе, в любых разрезах, видах и представлениях. Технически данный процесс осуществляется не стандартным запросом к базе данных, а специальными гибкими средствами анализа данных на основе новейших технологий, позволяющими аналитику выбирать любое возможное представление данных. Это - конструкторы отчетов, OLAP-технологии и т.д. Такие средства позволяют обученным пользователям информационной системы, используя современное программное обеспечение, без постоянной помощи программистов, сотрудников отделов АСУ, IT и т.п. строить отчеты в любой формы без привязки к каким-то заранее разработанным шаблонам, тем самым, используя все возможности детализации данных, которые были разработаны для информационной системы.

2). Программы, автоматизирующие непосредственно методику анализа. В них могут быть настроены стандартные, а также используемые предприятием, методы экономического анализа на основе компьютерной обработки данных - сравнение, группировка, и развертывание сгруппированной структуры данных, факторный анализ и элиминирование, расчет коэффициентов, расчетных показателей и т.д. В этом случае, программа сама производит необходимые расчеты, а пользователь-аналитик лишь задает параметры автоматизированной процедуры, выбирает диапазоны данных, метод анализа, условия расчетов и т.д. При комплексной автоматизации предприятия (наличие общеинтегрированной системы учета, планирования и анализа) данная программа даже не будет требовать от пользователя ввода данных или импорта их из других систем или подсистем. Фактические учетные данные, а также данные финансового, производственного планирования, маркетингового прогнозирования, технического и производственного нормирования и т.д. в необходимом виде уже готовы для использования аналитиком. Задача последнего, действительно, сводится лишь к заданию параметров, получению результатов и формирования выводов на основе произведенных расчетов. При т.н. «лоскутной автоматизации», когда учетных и плановых данных нет в готовом виде такая система, естественно, требует ввода данных (что, по понятным причинам, не является наименее трудоемким вариантом), либо импорта необходимой информации из других систем учета, электронных таблиц и т.д.

3). Системы аналитического моделирования. Это еще одно важное возможность для аналитика «поиграть цифрами» - «что будет, если мы одни мощности заморозим, другие демонтируем, а третьи начнем развивать?». Работая в режиме жестокого стресса, высокого риска, крайней неопределенности и постоянного дефицита времени на раздумья, управленец просто не может не совершать ошибки. В этом случае даже методически правильный анализ фактических данных не может элиминировать возможность ошибок при принятии управленческих решений. Необходим анализ данных на основе моделирования. Корпоративная система создает фундамент для того, чтобы можно было развернуть «игровое поле аналитика», давая ему возможность моделировать как уже произошедшие («а что было бы, если...»), так и будущие («а что будет, если...») события. При этом можно использовать фактически учетные данные, не вводя их повторно. Можно оперировать с изменением какого-то одного или нескольких параметров, использовать варианты подбора параметров на основе сложных уравнений, применять тренды и другие варианты прогнозирования, формируя в результате различные по своей вероятности оценки-возможности осуществления различных событий. Это позволяет в полной мере использовать всю методику, весь инструментарий экономического анализа, работая при этом как с фактическими и плановыми данными, так и с расчетами на основе моделирования.

Исследования отечественного рынка компьютерных программ управления предприятиями показывают, что все большее число разработчиков ориентируется на создание корпоративных систем, и в этой связи большое внимание уделяется аналитическим программным продуктам. Однако, несмотря на это, абсолютное большинство создаваемых и используемых компьютерных программ по-прежнему в первую очередь ориентировано на автоматизацию учетной работы и использует аналитические модули как настройки к учетным системам. При этом методика анализа, используемая в таких системах, часто ограничивается применением нескольких коэффициентов и выборок. Также большинство аналитических программ по-прежнему основываются лишь на использовании только данных финансовой отчетности предприятия. Такое представление информационной базы, естественно, влияет на глубину аналитических исследований и аналитические возможности самих программных продуктов, значительно снижает обоснованность выводов по результатам такого анализа.

Ограничение информационной базы финансового анализа только рамками данных финансовой отчетности или бухгалтерского учета, как подчеркивала О.В. Ефимова, «сужает возможности финансового анализа и, главное, его результативность, поскольку оставляет вне рассмотрения принципиально важные для объективной оценки финансового состояния факторы, связанные с отраслевой принадлежностью хозяйствующего субъекта, состоянием внешней среды, а также ряд других существенных факторов». (№ 40, с. 37).

Оптимизация информационной системы на предприятии позволяет обеспечить аналитика всей необходимой информацией. Однако использовать эту систему необходимо рационально. Стремление к детализации финансового анализа обусловило разработку, расчет и поверхностное использование явно избыточного количества финансовых коэффициентов, тем более что большинство из них находится в функциональной зависимости между собой (например, коэффициент маневренности собственных средств и индекс постоянного актива, коэффициент автономии и коэффициент соотношения заемных и собственных средств). Предметом особой гордости некоторых разработчиков новых программных средств по финансовому анализу является утверждение о том, что созданный, инструмент дает возможность рассчитать 100 и более финансовых коэффициентов. На наш взгляд, обычно бывает достаточно использовать не более 2-3 показателей по каждому аспекту финансовой деятельности.

Кроме того, детализация внутренних данных ни в коей мере не решает проблемы информационного обеспечения сравнительного анализа, который зачастую невозможен из-за отсутствия адекватной нормативной базы и доступных среднеотраслевых показателей.

Аналитическая обработка экономической информации очень трудоемка сама по себе и требует большого объема разнообразных вычислений. С развитием экономики потребность в аналитической информации значительно увеличивается. Это связано, прежде всего, с необходимостью разработки и обоснования перспективных бизнес-планов предприятий, комплексной оценки эффективности краткосрочных и долгосрочных управленческих решений, требованиям к эффективности оперативного управления предприятием.

В связи с этим правильная организация информационной системы на предприятии чрезвычайно важна. Причем важно не только обеспечить и упростить ввод большего объема информации сотрудниками учетных служб, увеличить детализацию данных и т.д., но и максимальным образом повысить эффективность работы самих аналитиков.

Важнейшим элементом такого улучшения и его движущей силой должна стать автоматизация аналитических расчетов, которая в настоящее время стала объективной необходимостью.

Вычислительные средства, которые могут иметь и имеют сейчас предприятия и организации, позволяют целиком автоматизировать (а зачастую и объединить в единую, целостную систему) обработку всех экономических данных, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. Роль автоматизации аналитических расчетов заключается в следующем.

* Повышается продуктивность работы экономистов-аналитиков. Они освобождаются от технической работы и больше занимаются творческой деятельностью, что позволяет делать более глубокие исследования, вести постановку более сложных экономических задач.

* Более глубоко и всесторонне исследуются экономические явления и процессы, более полно изучаются факторы и выявляются резервы повышения эффективности производства.

* Повышаются оперативность и качество анализа, его общий уровень и действенность.

Основные методические задачи организации информационной системы на предприятии

Создание информационной системы предполагает проведение целого ряда мероприятий, требующих исследовательского, организационного и творческого подхода.

Для создания информационной системы необходимо провести:

* предварительное обследование для выявления требований всех заинтересованных лиц к этой системе, изучения тех возможностей, которые даст система для анализа информации;

* разработку внутрикорпоративных стандартов учета, удовлетворяющих как общегосударственным требованиям, так и соответствующих задачам, поставленным на этапе предварительного обследования, а также - разработку принципов детализации аналитической информации (этап проектирования информационной системы);

* обеспечить выполнение всех поставленных задач с помощью реорганизации, автоматизации бизнес-процессов и т.д.